Como eliminar o excesso de reuniões desnecessárias no trabalho

Eliminar o excesso de reuniões nas empresas exige um esforço conjunto de líderes e colaboradores para adotar uma cultura de objetividade.

Definir objetivos claros, utilizar ferramentas de comunicação assíncrona e limitar o tempo e a participação em reuniões são algumas das estratégias que podem ajudar.

Com essas práticas, empresas podem aumentar a produtividade e o engajamento dos colaboradores, permitindo que o tempo seja mais bem utilizado para alcançar os resultados desejados.

Uma epidemia de reuniões

Segundo Ricardo Langanke, CEO da LGK Gestão & Governança, associada à Fundação Dom Cabral, a quantidade de reuniões nas empresas já era um problema antes da pandemia, mas se intensificou com a popularização das videoconferências durante o isolamento social.

"O que eu vejo é que o excesso de reuniões mostra falta de planejamento e organização. As coisas não acontecem, então fazemos outra reunião para tentar resolver", explica ele.

O impacto dessa "epidemia de reuniões" é claro: "Você emenda uma reunião na outra e, no fim, o tempo para as entregas reais acaba sendo prejudicado".

Isabella Oliveira Viana Trevizan, parceira de negócios do Fesa Group, empresa de soluções de recursos humanos, reforça essa visão, destacando os sinais que indicam o excesso de reuniões. "Identificamos que uma empresa está tendo reuniões em excesso quando há uma diminuição na produtividade e na eficiência das entregas. O profissional perde tempo que poderia ser dedicado a suas atividades principais, e o cansaço e desengajamento aumentam."

Como a liderança pode ajudar

A liderança tem um papel importante na criação de uma cultura que valorize reuniões objetivas e eficientes.

Langanke sugere que a chave para isso é começar definindo um objetivo claro para cada reunião. "A liderança precisa questionar se aquela reunião é realmente necessária. Se for, deve ter um objetivo claro e um planejamento adequado. E se houver alternativas mais eficientes, como ferramentas de comunicação assíncronas (não exigem a participação em tempo real), é melhor utilizá-las."

Entre as alternativas recomendadas, estão ferramentas que permitam o acompanhamento de projetos e a comunicação entre equipes sem a necessidade de encontros frequentes.

"Isso evita o acúmulo de reuniões e permite que as pessoas dediquem mais tempo ao trabalho produtivo", acrescenta Langanke

Viana ressalta a importância de a liderança estar comprometida com a cultura de objetividade. "Para reuniões mais produtivas, a liderança pode enviar previamente os materiais e a temática, para que os participantes já cheguem preparados, tornando a conversa mais efetiva e direcionada", sugere.

Estratégias para decidir se uma reunião é realmente necessária

Decidir se uma reunião precisa ou não acontecer é um dos principais desafios. Para isso, tanto Langanke quanto Viana destacam a importância de um planejamento estratégico bem definido.

"Se o que você vai discutir não está alinhado com o planejamento estratégico da empresa, você deve questionar se é realmente necessário", afirma Langanke.

Viana sugere que, antes de marcar uma reunião, é essencial avaliar a complexidade do assunto. "Se o tema é simples, pode ser tratado por e-mail ou outra forma de comunicação assíncrona. Além disso, é importante revisar a frequência de reuniões regulares e verificar se ainda fazem sentido."

Como reduzir o tempo das reuniões?

Uma das práticas mais eficazes para reduzir a duração de reuniões é a criação de uma agenda clara e detalhada, que deve ser compartilhada com todos os participantes antes do encontro.

"Quantas vezes já fui a reuniões que só tinham um título, como ‘reunião sobre o projeto X’, mas sem uma agenda clara. Isso é essencial para manter o foco e aumentar a eficiência", afirma Langanke.

Outra estratégia é limitar o tempo das reuniões e a quantidade de pessoas presentes.

Além disso, Viana sugere acompanhar periodicamente o tempo investido em reuniões e analisar os resultados.

"O que não se mede não se gerencia", lembra ela, destacando a importância de monitorar como a cultura de reuniões está evoluindo dentro da empresa.